O vašem sljedećem sastanku

Depositphotos 18597265 s

U posljednje vrijeme puno razmišljam o sastancima. Sethov post na godišnja događanja u tvrtkama nadahnuo me da započnem s formuliranjem ovog posta. Kao osoba koja posluje s jednim zaposlenikom, moram biti apsolutno oprezan koliko sastanaka pohađam i koji ne donose zaradu.

Svaki dan sam pozvan na sastanak - obično šalicu kave ili ručak. Većinu vremena to su profesionalni odnosi ili čak potencijalni kupci, pa to ne donosi prihod danas, ali sutra to može dovesti do nečega. Ovi su sastanci nevjerojatno uzbudljivi ... obično se radi o brainstormingu ili strategiji o tvrtki, njihovom marketingu ili tehnologiji u porastu.

To se, međutim, posve razlikuje od onoga kad sam radio u velikim tvrtkama koje su održavale sastanke svakodnevno. Sastanci u tvrtkama skupi su, prekidaju produktivnost i često su apsolutni gubitak vremena. Evo vrsta sastanaka koji štete kulturi poslovanja:

  • Sastanci održani radi pronalaženja konsenzusa. Velika je vjerojatnost da ste angažirali nekoga tko je odgovoran za posao. Ako održavate sastanak kako biste odlučili umjesto njih ... ili još gore ... da biste im oduzeli odluku, griješite. Ako ne vjerujete osobi da će obaviti posao, otpustite je.
  • Sastanci za širenje konsenzusa. Ovo je malo drugačije ... obično je u nadležnosti donositelja odluka. Nije siguran u svoju odluku i nije uplašen zbog posljedica. Održavanjem sastanka i postizanjem konsenzusa od tima, oni pokušavaju širiti krivnju i smanjiti svoju odgovornost.
  • Sastanci za održavanje sastanaka. Nema ništa gore od prekida nečijeg dana za dnevni, tjedni ili mjesečni sastanak na kojem nema dnevnog reda i ništa se ne događa. Ti su sastanci tvrtki nevjerojatno skupi, a često koštaju tisuće dolara.

Svaki sastanak trebao bi imati cilj koji se ne može postići neovisno ... možda mozganje, prenošenje važne poruke ili razbijanje projekta i dodjeljivanje zadataka. Svaka bi tvrtka trebala uspostaviti pravilo - pozvani treba odbiti sastanak bez cilja i dnevnog reda.

Prije mnogo godina prošao sam tečaj vođenja gdje su nas učili kako održavati sastanke. To može zvučati smiješno, ali trošak sastanaka velikih organizacija je značajan. Optimizacijom svakog sastanka uštedjeli ste novac, vrijeme i izgradili svoje timove umjesto da ih povrijedite.

Sastanci timova imali su vođu, a pisar (voditi bilješke), a mjeritelj vremena (kako bi se osiguralo da je sastanak bio na vrijeme), i a vratar (da ostane na temi). Čuvar vremena i čuvar vrata mijenjali su svaki sastanak i imali su punu ovlast da mijenjaju teme ili okončaju sesiju.

Posljednjih 10-ak minuta svakog sastanka iskorišteno je za izradu Plan akcije. Akcijski plan imao je 3 stupca - Tko, što i kada. U svakoj je akciji definirano tko će izvesti posao, koji su mjerljivi rezultati i kada će to izvršiti. Posao vođa bio je držati ljude odgovornima za dogovorene rezultate. Uvođenjem ovih pravila za sastanke uspjeli smo prebaciti sastanke s prekida i počeli ih učiniti produktivnima.

Izazvao bih vas da razmislite o svakom sastanku koji imate, generira li prihod, je li produktivan i kako njima upravljate. Ja koristim Kalendarski da zakažem moje sastanke i često se pitam koliko bih sastanaka zapravo imao da morate platiti naknadu kreditnom karticom da biste to zakazali! Da svoj sljedeći sastanak morate platiti iz plaće, biste li ga i dalje imali?

3 Komentari

  1. 1

    Doug, I would like to schedule a meeting with you to discuss this more. 🙂

    I once heard a comedian say that meetings would go a heckuva lot faster in corporate America if the organizer just started the meeting by asking everyone to raise their hand if they are still working on whatever the heck they were working on yesterday.

  2. 2

    Awesome post! The “all meetings are optional” philosophy is actually a guidepost of a ROWE, which my company has been enjoying for a couple of years now. So many of us place value on the wrong things, like “face time”, or filling a chair at a preset time. Meetings and face time are great and have value in the right context but we should not allow these things to give us the illusion of productivity when it doesn’t make sense.

Što vi mislite?

Ova web stranica koristi Akismet za smanjenje neželjene pošte. Saznajte kako se podaci vašeg komentara obrađuju.