Standardizacija adrese 101: prednosti, metode i savjeti

Standardizacija adrese 101: prednosti, metode i savjeti

Kada ste zadnji put pronašli da sve adrese na vašem popisu slijede isti format i da su bez grešaka? Nikad, zar ne?

Unatoč svim koracima koje vaša tvrtka može poduzeti kako bi se pogreške u podacima svele na najmanju moguću mjeru, problemi s kvalitetom podataka – kao što su pravopisne pogreške, polja koja nedostaju ili vodeći razmaci – zbog ručnog unosa podataka – su neizbježni. Zapravo, profesor Raymond R. Panko u svojoj objavljeni rad istaknuo je da se pogreške u podacima proračunske tablice, posebno u malim skupovima podataka, mogu kretati između 18% i 40%.  

Za borbu protiv ovog problema, standardizacija adresa može biti izvrsno rješenje. Ovaj post naglašava kako tvrtke mogu imati koristi od standardizacije podataka te koje metode i savjete trebaju uzeti u obzir kako bi postigli željene rezultate.

Što je standardizacija adresa?

Standardizacija adrese ili normalizacija adrese je proces identifikacije i formatiranja adresnih zapisa u skladu s priznatim standardima poštanskih usluga koji su navedeni u autoritativnoj bazi podataka kao što je ona Poštanska služba Sjedinjenih Država (USPS).

Većina adresa ne slijedi USPS standard, koji definira standardiziranu adresu kao onu koja je u potpunosti napisana, skraćena pomoću standardnih kratica poštanske službe ili kao što je prikazano u trenutnoj datoteci ZIP+4 poštanske službe.

Standardi poštanskih adresa

Standardizacija adresa postaje hitna potreba za tvrtke koje imaju unose adresa s nedosljednim ili različitim formatima zbog nedostajućih detalja o adresi (npr. ZIP+4 i ZIP+6 kodovi) ili interpunkcijskih, velikih slova, razmaka i pravopisnih pogrešaka. Primjer toga dat je u nastavku:

Standardizirane poštanske adrese

Kao što se vidi iz tablice, svi podaci o adresi imaju jednu ili više pogrešaka i nijedna ne zadovoljava potrebne smjernice USPS-a.

Standardizacija adresa ne smije se miješati s podudaranjem adrese i provjerom adrese. Iako postoje slične stvari, provjera valjanosti adrese se odnosi na provjeru je li zapis adrese u skladu s postojećim adresnim zapisom u USPS bazi podataka. Podudaranje adresa, s druge strane, podrazumijeva podudaranje dvaju sličnih adresnih podataka kako bi se utvrdilo odnosi li se na isti entitet ili ne.

Prednosti standardizacije adresa

Osim očitih razloga čišćenja anomalija podataka, standardiziranje adresa može pružiti niz pogodnosti za tvrtke. To uključuje:

  • Uštedite vrijeme provjeravajući adrese: bez standardiziranja adresa, nema načina posumnjati je li popis adresa koji se koristi za kampanju izravne pošte točan ili ne, osim ako su mailovi vraćeni ili nisu dobili odgovore. Normaliziranjem različitih adresa, može se uštedjeti znatan broj radnih sati tako da osoblje pregledava stotine poštanskih adresa radi točnosti.
  • Smanjite troškove slanja: Kampanje izravne pošte mogu dovesti do pogrešnih ili netočnih adresa koje mogu stvoriti probleme s naplatom i dostavom u kampanjama izravne pošte. Standardiziranje adresa radi poboljšanja konzistentnosti podataka može smanjiti vraćene ili neisporučene pošte, što rezultira većim stopama odgovora na izravnu poštu.
  • Uklonite duple adrese: različiti formati i adrese s pogreškama mogu rezultirati slanjem dvostruko više e-poruka kontaktima što može smanjiti zadovoljstvo kupaca i imidž robne marke. Čišćenje vaših popisa adresa može pomoći vašoj tvrtki da uštedi izgubljene troškove dostave.

Kako standardizirati adrese?

Svaka aktivnost normalizacije adrese trebala bi udovoljavati smjernicama USPS-a da bi se isplatila. Koristeći podatke istaknute u tablici 1, evo kako će se podaci o adresi pojaviti nakon normalizacije.

Prije i poslije standardizacije adresa

Standardiziranje adresa uključuje proces u 4 koraka. Ovo uključuje:

  1. Uvozne adrese: skupite sve adrese iz više izvora podataka – kao što su Excel proračunske tablice, SQL baze podataka, itd. – u jedan list.
  2. Podaci profila za provjeru pogrešaka: izvršite profiliranje podataka pomoću da biste razumjeli opseg i vrstu pogrešaka prisutnih na vašem popisu adresa. To vam može dati grubu predodžbu o potencijalnim problematičnim područjima koja zahtijevaju popravljanje prije provedbe bilo kakve vrste standardizacije.  
  3. Očistite pogreške kako biste ispunili smjernice USPS: Nakon što se otkriju sve pogreške, možete očistiti adrese i standardizirati ih u skladu sa smjernicama USPS-a.
  4. Identificirajte i uklonite duplicirane adrese: da biste identificirali sve duple adrese, možete tražiti dvostruko brojanje u svojoj proračunskoj tablici ili bazi podataka ili koristiti točne ili nejasno podudaranje za uklanjanje unosa.

Metode standardiziranja adresa

Postoje dva različita pristupa normalizaciji adresa na vašem popisu. To uključuje:

Ručne skripte i alati

Korisnici mogu ručno pronaći skripte za pokretanje i dodatke za normalizaciju adresa iz knjižnica putem raznih

  1. Programski jezici: Python, JavaScript ili R mogu vam omogućiti pokretanje nejasnog podudaranja adresa kako biste identificirali netočna podudaranja adresa i primijenili prilagođena pravila standardizacije koja odgovaraju vašim podacima o adresi.
  2. Spremišta kodiranja: GitHub nudi predloške koda i USPS API integraciju koju možete koristiti za provjeru i normalizaciju adresa.  
  3. Sučelja za programiranje aplikacije: Usluge trećih strana koje se mogu integrirati putem API za analizu, standardizaciju i provjeru poštanskih adresa.
  4. Alati temeljeni na Excelu: dodaci i rješenja kao što su YAddress, AddressDoctor Excel Plugin ili excel VBA Master mogu vam pomoći da analizirate i standardizirate svoje adrese unutar vaših skupova podataka.

Nekoliko prednosti odlaska ovim putem je da je jeftin i da može brzo normalizirati podatke za male skupove podataka. Međutim, korištenje takvih skripti može se raspasti više od nekoliko tisuća zapisa i stoga nisu prikladne za vrlo velike skupove podataka ili one raširene po različitim izvorima.

Softver za provjeru adrese

Za normalizaciju podataka može se koristiti i gotovi softver za provjeru i normalizaciju adresa. Obično takvi alati dolaze sa specifičnim komponentama za provjeru valjanosti adresa – kao što je integrirana USPS baza podataka – i imaju gotove komponente za profiliranje podataka i čišćenje zajedno s algoritmima nejasnog podudaranja za standardiziranje adresa u razmjeru.

Također je važno da softver ima CASS potvrda od USPS-a i zadovoljava traženi prag točnosti u smislu:

  • 5-znamenkasto kodiranje – primjena nedostajućeg ili netočnog 5-znamenkastog poštanskog broja.
  • ZIP+4 kodiranje – primjena nedostajućeg ili netočnog 4-znamenkastog koda.
  • Indikator stambene isporuke (RDI) – utvrđivanje je li adresa stambena ili poslovna.
  • Validacija mjesta isporuke (DPV) – utvrđivanje može li se adresa dostaviti do broja apartmana ili apartmana.
  • Poboljšana linija putovanja (eLOT) – redni broj koji označava prvu pojavu isporuke izvršene u dodatnom rasponu unutar rute prijevoznika, a uzlazni/silazni kod označava približni redoslijed isporuke unutar rednog broja. 
  • Veza sustava za pretvorbu adrese koja se može locirati (LACSLlink) – automatizirana metoda dobivanja novih adresa za lokalne općine koje su implementirale sustav hitne pomoći 911.
  • ApartmanLink® omogućuje kupcima pružanje poboljšane informacije o poslovnom adresiranju dodavanjem poznatih sekundarnih (skupnih) informacija poslovnim adresama, što će omogućiti USPS redoslijed isporuke tamo gdje to inače ne bi bilo moguće.
  • I više…

Glavne prednosti su jednostavnost kojom može provjeriti i standardizirati podatke o adresama pohranjenim u različitim sustavima uključujući CRM-ove, RDBM-ove i spremišta temeljena na Hadoopu te geokodiranje podataka kako bi se dobile vrijednosti zemljopisne dužine i širine.

Što se tiče ograničenja, takvi alati mogu koštati mnogo više od ručnih metoda normalizacije adrese.

Koja je metoda bolja?

Odabir prave metode za poboljšanje vaših popisa adresa u potpunosti ovisi o količini vaših zapisa adresa, tehnološkom stogu i vremenskoj traci projekta.

Ako je vaš popis adresa manji od recimo pet tisuća zapisa, standardizacija putem Pythona ili JavaScripta može biti bolja opcija. Međutim, ako je postizanje jednog izvora istine za adrese pomoću podataka raširenih u više izvora na vrijeme hitna potreba, onda CASS certificirani softver za standardizaciju adresa može biti bolja opcija.