Kako povećati produktivnost svoje agencije

Čak i prije nego što proučite brojke, možete osjetiti kada operativna učinkovitost vaše agencije opada. Rokovi se produžuju, marže se smanjuju, a vaš tim pokazuje znakove iscrpljenosti. Izgaranje je uvijek mogućnost, ali analitičari i dalje ukazuju na širi problem koji koči tvrtke koje pružaju usluge: niske razine digitalizacije.

Dakle, kako poboljšati produktivnost unutar agencijskog okruženja? Automatizacija je dio rješenja, ali ono što zaista funkcionira je širi skup operativnih, kulturnih i tehnoloških promjena. Ispitajmo svaku od njih detaljno:

Ključni čimbenici koji utječu na produktivnost agencije

Bez obzira vodite li digitalnu, kreativnu, medijsku ili agenciju s punom uslugom, uspješnost oblikuju tri ključna pokretača:

• Razina stresa na radnom mjestu, opterećenje poslom i zahtjevi klijenata.
• Motivacija vašeg tima i svakodnevni radni uvjeti.
• Temeljna tehnološka infrastruktura vaše agencije.

Na prva dva možete izravno utjecati - posebno ako vidite rane znakove sagorijevanja, neangažiranosti ili ogorčenosti prema stalnim promjenama. Treći faktor je jednako važan, ali vratit ćemo se na njega nakon što se pozabavimo obrascima upravljanja koji često ograničavaju rast agencije.

Uobičajene pogreške u upravljanju i komunikaciji

Snažno upravljanje je temelj ponovljive isporuke unutar agencije. Produktivnost vašeg tima neodvojiva je od njegove motivacije. Kada se ljudi osjećaju odvojeno od vodstva, nejasno u pogledu očekivanja ili tjeskobno zbog nadolazećih promjena, učinak opada. No, to nisu jedini rizici.

Nedostatak jasnih metrika performansi

Kako ocjenjujete kvalitetu rada svog tima? Što određuje hoće li netko dobiti pohvalu, mentorstvo ili pritisak? Bez dobro definiranih metrika učinka, vaše procjene djeluju subjektivno - što šteti moralu. Kreativni, računovodstveni i tehnički talenti bolje funkcioniraju kada su očekivanja mjerljiva i transparentna.

Slaba sklonost operativnim promjenama unutar Agencije

Čak i najpažljivije osmišljena poboljšanja produktivnosti neće uspjeti ako je tim oklijevajući ili otporan. To se događa iz nekoliko razloga:

• Ljudi ne razumiju zašto se uvode novi procesi ili alati.
• Članovi tima nisu obučeni za rad s digitalnim ili inteligentnim sustavima.
• Zaposlenici se boje da će automatizacija obezvrijediti njihove uloge ili zamijeniti cijele funkcije.

Kada se to dogodi, svaki pokušaj modernizacije tijeka rada nailazi na otpor. Ako odgovorite pritiskom, otpor se pojačava - i rezultati vaše agencije pati.

Praktične metode za poboljšanje učinkovitosti

Poboljšanje produktivnosti unutar agencije zahtijeva istovremeno rješavanje svih ovih kulturnih i operativnih prepreka. Nije lako, ali strukturiranim pristupom možete izgraditi podršku, olakšati prihvaćanje promjena i ojačati sustave koji podržavaju vaš tim.

Rezultat je učinkovitija agencija, dosljednija isporuka i bolje profitne marže. To postižete:

• Integriranje značajnih metrika učinka i strukture nagrađivanja povezane s njima.
• Poticanje usvajanja novih alata, procesa i okvira.
• Smanjenje ručnog opterećenja automatizacijom ponavljajućih zadataka.

Svaki zvuči jednostavno, ali svaki dolazi s izazovima vodstva - pa idemo ih razložiti jedan po jedan.

Implementacija sustavnog pristupa ocjenjivanju učinka

Povećanje produktivnosti agencije započinje definiranjem načina mjerenja uspjeha. Kao vlasnik, bitno je razumjeti KPI ne samo kao poslovne metrike, već kao alati koji pomažu članovima tima da točno vide kako doprinose rastu agencije. Započnite s:

• Postavljanje jasnih ciljeva i očekivanih rezultata povezanih sa svakom ulogom i odjelom.
• Razvoj slojevitih KPI-jeva kao što su vrijeme obrade projekta, iskorištenost naplativih resursa, ocjene zadovoljstva klijenata, brzina prodajnog procesa i cijena po isporučivom proizvodu - sve uokvireno korištenjem SMART načela.
• Integracija digitalnih platformi: CRM, sustavi za upravljanje projektima, BI nadzorne ploče, financijski alati i platforme za upravljanje resursima za centralizaciju podataka.
• Izrada nadzornih ploča koje vizualiziraju performanse timova i pojedinaca.
• Podučavanje osoblja raspravom o rezultatima, dijagnosticiranjem nedostataka i prepoznavanjem pobjeda.

Kako se vaša agencija razvija, osvježavajte svoje metrike kako biste i dalje odražavali njezine trenutne prioritete i fazu rasta.

Razvijanje ambasadora inovacija

Digitalizacija je najizravniji put do glatkijeg poslovanja agencije - ali samo ako tim razumije i vjeruje u proces. Potrebni su vam interni zagovornici koji mogu govoriti jezikom tima i smiriti strahove oko automatizacije. Na primjer:

• Odredite člana tima koji vidi vrijednost u operativnim poboljšanjima.
• Pozovite ih da pomognu u prenošenju prednosti svojim vršnjacima, usredotočujući se na jasnoću, a ne na pritisak.
• Nagradite njihovo vodstvo priznanjem, kompenzacijom ili strateškim prilikama.

Kultura agencije se puno lakše mijenja kada promjena ima zagovornike na razini kolega. Nakon što je tim prijemčiv, automatizaciju je puno lakše implementirati.

Automatizacija rutinskih procesa

Bez obzira koliko je vaš tim talentiran, repetitivni operativni zadaci oduzimaju vrijeme i ograničavaju naplative rezultate. Automatizacija ne eliminira potrebu za kvalificiranim zaposlenicima - ali ih oslobađa da se usredotoče na kreativan, strateški ili posao koji donosi prihod.

Zdrava strategija automatizacije omogućuje:

• Brži i precizniji tijekovi rada u isporuci klijentima, izvještavanju, QAi administratorske zadatke.
• Jasni podaci o količini i kvaliteti izvedbe.
• Preraspodjelu resursa prema projektima s velikim utjecajem i odjelima koji ne uspiju.

Ovisno o modelu vaše agencije, automatizacija može smanjiti ponavljajući operativni napor za 10 do 50 posto. To nije teoretski - to je realan način za dosljedno povećanje protoka bez povećanja broja zaposlenika.

Uloga automatizacije i umjetne inteligencije

Dakle, kako povećati produktivnost u svojoj agenciji? Odgovor je kombinirati automatizaciju s namjernom obukom. I koja platforma za automatizaciju zapravo zadovoljava potrebe vaše agencije? Mnogi alati nude obećanja, ali često ne ispunjavaju očekivanja - nedostaje im integracija, stabilnost ili pristupačnost.

Platforme za inteligentnu integraciju i automatizaciju bez kodiranja, kao što su DigitalBPM riješiti ove probleme omogućujući agencijama da:

• Automatizacija zadataka u marketinškim operacijama, analitici, izvještavanju, prikupljanju podataka i internim tijekovima rada.
• Fleksibilno skaliranje zapošljavanjem ili otpuštanjem FlowBotova — digitalnih radnika koji automatski izvršavaju zadatke.
• Potpuno okruženje bez koda gdje se tijekovi rada grade vizualno umjesto programiraju.
• Samoispravljajuća automatizacija koja označava ili pokušava popraviti neispravne tokove.
• Trenutačno povećanje produktivnosti jer se veliki dio repetitivnog rada obavlja bez potrebe.

A najbolje od svega je što platformu možete testirati bez početnih ulaganja.

Kako mjeriti i održavati performanse

Cilj svakog vlasnika agencije trebao bi biti potpuno oslobađanje talenata koji već postoje unutar organizacije. Vaši stratezi, kreatori, analitičari i timovi za odnose s klijentima daju svoj najbolji rad kada nisu zatrpani repetitivnim zadacima koji dodaju malo vrijednosti klijentima ili poslovanju. Inteligentna automatizacija omogućuje vam uklanjanje onih odgovornosti s malim utjecajem - istraživanje, pripremu izvješća, prikupljanje podataka, administrativno praćenje, predaju tijeka rada - kako bi se vaš tim mogao usredotočiti na vještinu, uvid i rješavanje problema koji izdvajaju vašu agenciju.

Ne radi se samo o povećanju učinkovitosti; radi se o tome da se svakom zaposleniku omogući rad na najvišoj razini svojih vještina, podižući i kvalitetu vašeg rada i zadovoljstvo ljudi koji ga proizvode.

Za mjerenje i dosljedno poboljšavanje produktivnosti vaše agencije, potrebno je samo:

• Izgradi KPI s jasnim numeričkim ciljevima.
• Osposobite svoj tim za korištenje alata koji će im pružiti podršku.
• Automatizirajte ponavljajuće zadatke pomoću DigitalBPM-a.

Nakon toga, vaš je posao usavršavati procese kako se agencija kontinuirano širi. Produktivnost nije jednokratna inicijativa - to je sustav koji se razvija i koji, kada je dobro osmišljen, omogućuje vašoj agenciji nesmetan i profitabilan rast.

Izgradite svoju prvu digitalnu BPM automatizaciju

povezan Martech Zone Sadržaj

Surova istina o agencijskim maržama i pametnijem putu naprijed

Budućnost marketinga: putokaz za orkestraciju korisničkog iskustva vođenu umjetnom inteligencijom

Trebate li iskoristiti nagrade u svojoj marketinškoj strategiji?

Što je zahtjev za ponudu (RFP)? Loše strane, najbolji primjeri iz prakse i tehnologija