Zašto vaš marketinški odjel treba ulagati u internu komunikacijsku strategiju
Svakog tjedna naša se tvrtka okuplja na poslovnom pozivu gdje razgovaramo o svakom klijentu i poslu koji obavljamo. To je kritičan sastanak… često identificiramo prodajne prilike za povećanje prodaje klijentima, identificiramo fantastičan posao koji bismo trebali promovirati svojim marketingom i educiramo jedni druge o rješenjima, taktikama i strategijama za obavljanje posla. Ovaj jednosatni sastanak je beskrajno vrijedan za uspjeh našeg poslovanja.
Djelotvoran interna komunikacija je krvotok svakog uspješnog poslovanja. Igra ključnu ulogu u poticanju kohezivne i angažirane radne snage, osiguravajući da su svi usklađeni s vizijom, ciljevima i vrijednostima tvrtke. S druge strane, zanemarivanje uspostave koherentne interne komunikacijske strategije može dovesti do nekoliko izazova koji ometaju rast i uspjeh tvrtke.
Istražimo ključne probleme koji proizlaze iz nepostojanja čvrste interne komunikacijske strategije i prednosti njezine provedbe.
Izazovi neposjedovanja interne komunikacijske strategije:
- Nedostatak jasnoće i usklađenosti: Bez definirane interne komunikacijske strategije zaposlenici možda neće imati jasno razumijevanje vizije tvrtke, ciljeva ili smjera kojim želi ići. Taj nedostatak jasnoće može dovesti do zbunjenosti, neusklađenosti i osjećaja nepovezanosti među radnom snagom.
- Neučinkoviti komunikacijski kanali: Oslanjanje samo na sporadične e-poruke, povremene razgovore u kuhinji ili zastarjele PowerPoint prezentacije može biti nedovoljno za prenošenje važnih informacija. To može dovesti do toga da se ključne poruke izgube, previde ili pogrešno shvate, što dovodi do neučinkovitosti i propuštenih prilika.
- Nizak angažman zaposlenika: Nepostojanje snažne interne komunikacijske strategije može pridonijeti nižim razinama angažmana zaposlenika. Kada se zaposlenici ne osjećaju dobro informiranima ili uključenima, njihova motivacija i entuzijazam za rad mogu opasti, što utječe na produktivnost i ukupnu izvedbu.
- Ograničeni buy-in za promjene: Uvođenje novih marki ili smjernica tvrtke zahtijeva prihvaćanje i podršku zaposlenika. Bez odgovarajućeg internog komunikacijskog plana, zaposlenici mogu biti otporni na promjene ili nesvjesni razloga koji stoje iza njih, sprječavajući uspješnu implementaciju.
- Propuštene prilike za suradnju: Neadekvatne komunikacijske platforme mogu spriječiti suradnju zaposlenika i dijeljenje znanja. To može dovesti do propuštenih prilika za inovacije i poboljšanja jer ideje i stručnost ostaju skriveni unutar odjela.
- Propuštene prilike za prodaju i marketing: Komuniciranje o postignućima vašeg osoblja je ključno jer pruža prilike za širenje vijesti drugim zaposlenicima koji su okrenuti klijentima i klijentima s kojima rade. Mnogo je lakše prodati skuplje i dodatno prodati kupca nego pronaći novog!
Prednosti interne komunikacijske strategije:
- Poboljšani angažman zaposlenika: Dobro provedena interna komunikacijska strategija drži zaposlenike angažiranima i ulaže u uspjeh tvrtke. Vjerojatnije je da će angažirani zaposlenici biti proaktivni, lojalni i pozitivno pridonositi kulturi radnog mjesta.
- Poboljšano poravnanje i fokus: Učinkovita komunikacijska strategija pomaže uskladiti zaposlenike s vizijom, misijom i vrijednostima tvrtke. Svi na istoj stranici rade prema zajedničkim ciljevima, što dovodi do bolje izvedbe i rezultata.
- Povećana suradnja i dijeljenje znanja: Korištenje različitih platformi za internu komunikaciju, poput Slacka, portala za zaposlenike, intraneta i društvenih mreža poduzeća, omogućuje suradnju u stvarnom vremenu, dijeljenje datoteka i jednostavnu komunikaciju između odjela, bez obzira na fizičku lokaciju.
- Brzo i učinkovito širenje informacija: S modernim komunikacijskim alatima i aplikacijama, kao što su interni webinari, virtualni sastanci i mobilne aplikacije, važna ažuriranja, vijesti i najave mogu brzo doći do zaposlenika, smanjujući kašnjenja i osiguravajući pravovremene radnje.
- Poboljšana kultura tvrtke: Snažna interna komunikacijska strategija, uključujući biltene i digitalno označavanje, potiče pozitivnu kulturu tvrtke promicanjem transparentnosti, otvorenog dijaloga i priznavanja postignuća zaposlenika.
- Olakšano upravljanje promjenama: Tijekom vremena promjena, dobro planirana komunikacijska strategija pomaže u glatkom upravljanju prijelazima objašnjavajući razloge iza promjena i rješavajući zabrinutosti zaposlenika putem anketa i platformi za povratne informacije.
- Isplativost: Informirani zaposlenici ključni su za profitabilnost organizacije. Izvrsna komunikacija pomaže zadržati klijente i povećati prihod po klijentu.
Ovaj smiješni video s Howardom Downerom, voditeljem marketinga, pokazuje posljedice loše interne komunikacije.
Oslanjanje tvrtke na staromodne metode kao što su PowerPoint prezentacije i povremena okupljanja ne uspijeva učinkovito angažirati zaposlenike, što rezultira nedostatkom motivacije i usklađenosti s ciljevima tvrtke.
Strategija internog komuniciranja
Uspostava učinkovite interne komunikacijske strategije zahtijeva pažljivo planiranje i razmatranje. Evo osnovnih temelja i koraka koji će vas voditi kroz postupak:
- Postavite jasne ciljeve: Identificirajte glavne ciljeve i ciljeve interne komunikacijske strategije. Što želite postići poboljšanom komunikacijom?
- Razumite svoju publiku: Upoznajte svoje zaposlenike i njihove komunikacijske preferencije. Razmotrite njihove potrebe, demografiju i uloge unutar organizacije.
- Stvorite komunikacijski tim: Okupite tim odgovoran za planiranje, provedbu i praćenje interne komunikacijske strategije. Ovaj bi tim trebao uključivati predstavnike iz različitih odjela kako bi se osigurale različite perspektive.
- Provedite revizije komunikacije: Ocijenite trenutno stanje interne komunikacije organizacije. Identificirajte snage, slabosti i područja za poboljšanje.
- Definirajte ključne poruke: Odredite ključne poruke koje se moraju dosljedno prenositi zaposlenicima. Te bi se poruke trebale uskladiti s vizijom, ciljevima i vrijednostima tvrtke.
- Odaberite komunikacijske kanale: Odaberite kombinaciju komunikacijskih kanala koji odgovaraju potrebama organizacije i preferencijama njezinih zaposlenika. To može uključivati e-poštu, intranet, ESN, timske sastanke, biltene itd.
- Razvijte strategiju sadržaja: Planirajte vrstu sadržaja koji ćete dijeliti putem različitih kanala. Uključite ažuriranja, vijesti o tvrtki, priče o uspjehu, reflektore zaposlenika i relevantne informacije o industriji.
- Napravite komunikacijski kalendar: Uspostavite raspored kada i kako će se odvijati komunikacija. Komunikacijski kalendar pomaže u održavanju dosljednosti i osigurava isporuku poruka u pravo vrijeme.
- Poticanje dvosmjerne komunikacije: Potaknite otvoreni dijalog i povratnu informaciju zaposlenika. Uspostavite mehanizme za zaposlenike da dijele svoje ideje, brige i prijedloge.
- Voditelji i menadžeri obuke: Omogućite komunikacijsku obuku za voditelje i menadžere kako biste bili sigurni da mogu učinkovito prenijeti važne poruke svojim timovima.
- Pratite i mjerite: Redovito procjenjujte učinak komunikacijske strategije. Prikupite povratne informacije zaposlenika i pratite ključne pokazatelje učinka (KPI) za procjenu učinkovitosti strategije.
- Ponovite i poboljšajte: Na temelju povratnih informacija i podataka izvršite potrebne prilagodbe komunikacijske strategije. Kontinuirano poboljšanje osigurava da strategija ostane relevantna i učinkovita.
- Angažirajte podršku vodstva: Dobijte podršku i uključenost najvišeg vodstva. Kada vođe aktivno sudjeluju u komunikacijskim naporima, to pojačava važnost strategije u cijeloj organizaciji.
- Proslavite uspjehe: Prepoznajte i slavite prekretnice i uspjehe postignute poboljšanom internom komunikacijom. Pozitivno potkrepljenje potiče kontinuirani angažman zaposlenika.
Slijedeći ove temeljne korake, tvrtke mogu izgraditi snažnu internu komunikacijsku strategiju koja potiče suradnju, informiranu i motiviranu radnu snagu. Ne zaboravite da je komunikacija proces koji traje i zahtijeva predanost i prilagodljivost kako bi se zadovoljile potrebe organizacije i njezinih zaposlenika koji se razvijaju.
Interne komunikacijske platforme i tehnologija
Poduzeća bi trebala ulagati u sveobuhvatnu internu komunikacijsku strategiju kako bi prevladala te izazove. Postoji mnoštvo platformi i tehnologija koje mogu poboljšati interne tokove komunikacije. Tvrtke često uključuju više tehnologija kako bi zadovoljile preferencije svojih zaposlenika:
- Digital Signage: Prikazi u uredskim prostorima ili zajedničkim prostorima za dijeljenje vijesti o tvrtki, najava i motivacijskih poruka.
- Marketing potpisom e -pošte (ESM): Koristi standardizirane i dobro dizajnirane potpise e-pošte za jačanje važnih poruka i promocija.
- Društvene mreže poduzeća (ESN-ovi): Platforme slične društvenim medijima kao što je Yammer za internu komunikaciju, poticanje suradnje i dijeljenje ažuriranja.
- Platforme za povratne informacije: Alati za provođenje anketa i prikupljanje povratnih informacija za razumijevanje potreba i briga zaposlenika.
- Gamification platforme: Uključuje elemente igre kao što su ploče s najboljim rezultatima i nagrade u komunikaciju kako bi učenje i dijeljenje bilo zanimljivo.
- Brzo slanje poruka (IM): Aplikacije koje nude brzu komunikaciju, dijeljenje datoteka i integraciju s raznim alatima.
- Microsoftovi timovi: Microsoftova platforma za suradnju koja kombinira chat, videosastanke, pohranu datoteka i integraciju aplikacija.
- Mobilne aplikacije: Aplikacije koje je razvila tvrtka ili treće strane za isporuku ažuriranja, materijala za obuku i anketa o angažmanu zaposlenika na pametnim telefonima.
- Brošure: Redovita e-pošta ili intranet publikacije koje objedinjuju važne informacije, ažuriranja tvrtke i reflektore zaposlenika.
- Podcasti: Interni podcasti za ažuriranja, intervjue, priče o uspjehu i vrijedne uvide.
- Portali/intraneti: Privatna web-mjesta koja služe kao centralizirana središta za informacije, dokumente, politike i vijesti o tvrtki.
- Platforme za prepoznavanje: Softver za prepoznavanje i nagrađivanje postignuća i doprinosa zaposlenika.
- Platforme društvenog intraneta: Kombinira tradicionalne intranete s elementima društvenih medija za interaktivnu komunikaciju.
- Virtualni sastanci: Platforme za webinare, gradske vijećnice i interaktivne rasprave.
- Virtualne gradske vijećnice: Mrežni sastanci koji okupljaju vodstvo i zaposlenike radi ažuriranja i sesija pitanja i odgovora.
- Webinari: Interni seminari ili treninzi dostupni zaposlenicima unutar organizacije.
Upamtite da odabir platformi treba biti u skladu s jedinstvenim potrebama tvrtke, kulturom i preferencijama njezinih zaposlenika. Integrirani pristup koji koristi kombinaciju ovih platformi može osigurati učinkovitu internu komunikaciju, što dovodi do angažiranije i informiranije radne snage.
Zaključno, učinkovita interna komunikacijska strategija ključna je za izgradnju kohezivne, informirane i motivirane radne snage. Rješavanjem temeljnih problema i prihvaćanjem prednosti, tvrtke mogu stvoriti uspješno radno mjesto u kojem su zaposlenici aktivno uključeni, potiče se suradnja i svi rade na zajedničkom uspjehu tvrtke.