Racionalizirajte svoje poslovanje pomoću Google Apps

slika 1

Tko me poznaje, vjerojatno zna da sam ja veliki obožavatelj Google Apps. Također potpuno otkrivanje, SpinWeb je Ovlašteni prodavač za Google Apps, tako da je naša posvećenost proizvodu prilično jasna. Puno je dobrih razloga za uzbuđenje zbog Google Appsa, međutim ... posebno kao male tvrtke.

Google Apps uistinu je zamjena za Microsoft Office. Kad to kažem ljudima, oni su ponekad vrlo sumnjičavi, zbog čega radim cjelinu seminar na temu kako bi se više osvijetlilo na tu temu. Tvrtka koja napravi preskok na Google Apps uložit će u infrastrukturu koja uključuje e-poštu, kalendare, upravljanje dokumentima, video konferencije i upravljanje kontaktima koje se natječe s Microsoft Exchangeom uz djelić cijene. Pogledajmo.

Google e-pošta: Moćna alternativa razmjeni

Adresa e-pošte u Google Apps je Gmail koji svi znamo i volimo. Međutim, Google Apps omogućuje vam da e-poštu označite imenom domene vaše tvrtke kako biste osigurali profesionalnu marku. Nitko ne želi koristiti potrošačku e-poštu za posao, zar ne? Google Apps je Gmail za tvrtke i uključuje neke dodatne značajke poput prilagođenog filtriranja neželjene pošte i pravila o privitku. Također uključuje alate za migraciju koji olakšavaju migraciju s Exchangea. E-pošti se može pristupiti putem weba, klijenta e-pošte (poput Outlook-a ili Apple Maila) i mobilnog uređaja. Zadana kvota za svakog korisnika je 25 GB, što je vrlo izdašno.

Uz to, filtriranje neželjene pošte i virusa u Googleovoj e-pošti uistinu je najbolje u industriji. Rijetko vidim lažne pozitivne rezultate, a većina neželjenih poruka e-pošte se ulovi i filtrira. Prelaskom na Google Apps uistinu se uklanja potreba za rješenjima za filtriranje trećih strana.

Kalendariranje poput velikih dječaka

Značajke kalendara u Google Apps su nevjerojatni. Organizacije mogu zakazati sastanke s ljudima i resursima (poput konferencijskih dvorana, projektora itd.) Sa samo nekoliko klikova. Članovi tima također mogu pregledati rasporede ostalih zaposlenika i vrlo lako vidjeti informacije o zauzetosti. To zakazivanje sastanaka unutar organizacije čini brzim. Podsjetnik na sastanak može se poslati e-poštom ili tekstnom porukom i prilagodljiv je svakom korisniku.

Potpuni Office Suite u oblaku

Stvarno sam uzbuđena zbog značajke Dokumenti Google Appsa. Većina organizacija koristi Word, Excel i PowerPoint kao zadani uredski softver. To znači instalirati softver na sva računala, kao i podržati ga i održavati. Ovo može postati skupo. Sve to može nestati uz Google dokumente. Organizacije sada mogu pohraniti sve dokumente na jedno mjesto i organizirati ih na vrlo pametne načine.

Lijepa stvar kod Google dokumenata je što uklanja frustraciju "tko ima najnoviju verziju tog dokumenta?" Pomoću Google dokumenata svi se dokumenti stvaraju izravno u sustavu i u svakom trenutku postoji samo jedna kopija bilo kojeg datog dokumenta. Zaposlenici mogu surađivati ​​na dokumentima i unositi promjene, a sve se revizije prate tako da se uvijek možete vratiti na prethodne verzije i vidjeti tko je što učinio.

Organizacije mogu smjestiti cijelu svoju biblioteku dokumenata na Google dokumente i otići na 100% bez papira jer možete prenijeti bilo koju vrstu datoteke. Ili će se pretvoriti u Google dokument koji se može uređivati ​​ili se jednostavno pohraniti na poslužitelj datoteka. Google dokumenti daju vam poslužitelj datoteka, zajednički pogon i uredski paket, sve u jednom, bez hardvera ili softvera o kojima biste trebali brinuti.

Osobite se osobno uz Google Chat

Još jedna lijepa značajka Google Apps je značajka video chata. Svaki zaposlenik s web kamerom može se uključiti u sesiju videokonferencije s drugim korisnikom kako bi olakšao suradnju. Kvaliteta je izvrsna, a možete čak i razgovarati s drugim Googleovim korisnicima izvan vaše tvrtke. Nije tako otmjeno kao neko rješenje za video konferencije u poduzeću, ali djeluje vrlo dobro i izvrsno je rješenje za većinu korisnika.

Mobilna radna snaga

Sve funkcije u sustavu Google Apps vrlo dobro rade s mobilnim uređajima. Moj iPhone kalendar sinkronizira se s mojim Google kalendarom i mogu povući bilo koji dokument na telefonu. Mogu čak uređivati ​​dokumente sa svog telefona! To znači da mogu nositi svi dokumenata moje tvrtke sa sobom gdje god da odem. Da, to je točno - svaki dokument u mojoj tvrtki sada je dostupan na mojem telefonu. E-pošta također funkcionira neprimjetno i olakšava komunikaciju na putu.

Sigurnost oblaka

Jedna od najprodavanijih točaka Google Appsa je činjenica da ne zahtijeva ulaganje hardvera za pokretanje. Sve je hostirano u Googleovim podatkovnim centrima, a sučelje je šifrirano SSL-om. To ne samo da štedi puno novca, već vašu organizaciju čini mnogo fleksibilnijom. Virtualni zaposlenici mogu se pridružiti sustavu s bilo kojeg mjesta, premještanje ureda postaje mnogo lakše, a vaši su podaci mnogo sigurniji nego što bi bili u vašem uredu. Volim se šaliti da bi naš ured mogao sutra izgorjeti, a možda ga i ne bismo primijetili jer bi naši sustavi nastavili raditi.

Pametan izbor za organizacije

Poslovna verzija Google Apps košta 50 USD po korisniku godišnje i može se postaviti vrlo brzo. Aktivirao sam račune i pokrenuo svoje klijente u roku od nekoliko dana. Ako imate trenutni komunikacijski bol sa svojim trenutnim sustavom, želite ostati bez papira, trebate bolje surađivati ​​s članovima tima ili jednostavno želite započeti uštedu novca na vašem uredskom softveru, Savjetujem vam da isprobate Google Apps.

Molim vas javite mi ako mogu pomoći. Volio bih čuti i vaša iskustva s Google Appsom, zato ostavite komentar ispod!

4 Komentari

  1. 1
  2. 2
  3. 3

    Google Apps preporučujem svim svojim klijentima, bez obzira na veličinu. Također sam ih postavio za nekoliko njih, pa ću morati provjeriti postupak ovlaštenog prodavača. Jedna od lijepih stvari koje sam primijetio u hostingu uz MediaTemple je da mogu upravljati svim DNS postavkama na hostu. Moj registrator domene naplaćuje sve napredne DNS postavke, pa sam tamo uštedio nekoliko dolara.

  4. 4

    Diito! Napustio sam Outlook 1. siječnja 2010. To je bila svjesna i poslovna odluka. Izbacio sam sve Google Apps i uopće nisam požalio. I ja potičem sve svoje klijente da "GO GOOGLE" - ima smisla na mnogo načina da to učine.

Što vi mislite?

Ova web stranica koristi Akismet za smanjenje neželjene pošte. Saznajte kako se podaci vašeg komentara obrađuju.